اقتصاد الخميس، 17 يوليو 2025 12:08 مـ بتوقيت القاهرة 2025-07-17 12:08:16

كيفية تجهيز شركتك للربط مع المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية

في ظل التطور الرقمي الذي تشهده المملكة، أصبحت الفاتورة الإلكترونية السعودية جزءًا أساسيًا من التحول الحكومي نحو الشفافية والحوكمة. ومع دخول المرحلة الثانية حيّز التنفيذ، بات على الشركات تجهيز أنظمتها وربطها تقنيًا مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. في هذا المقال، نتناول خطوات الاستعداد للربط التقني الكامل، ومتطلبات الالتزام التي تضمن سلاسة إصدار الفواتير الإلكترونية وفقًا للوائح الرسمية.

دور برنامج دفترة في مساعدة الشركات على الاستعداد للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية السعودية:

توافق كامل: برنامج دفترة معتمد ومتوافق مع المرحلة الثانية من متطلبات الفاتورة الإلكترونية بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية.
سهولة الربط: يسهّل البرنامج ربط أنظمة شركتك مباشرة مع منصة الهيئة لإرسال الفواتير بشكل إلكتروني لحظيًا.
حماية وأمان: يضمن دفترة حماية عالية للبيانات وتشفيرها وفق المعايير المطلوبة من الهيئة.
منصة متكاملة: يوفر دفترة أدوات متكاملة لإصدار، إدارة، تخزين وأرشفة الفواتير الإلكترونية بسهولة.
تقارير تفصيلية: يوفّر تقارير دقيقة تساعدك على مراجعة الفواتير والمبيعات بسهولة والتأكد من صحتها قبل إرسالها للهيئة.
دعم فني سريع: يوفر دفترة دعمًا فنيًا متخصصًا لمساعدة الشركات في حل أي مشكلة أو استفسار خلال مرحلة الربط والتشغيل.
تدريب وتوعية: يساعد دفترة الشركات على تدريب موظفيها وتجهيزهم بشكل جيد لاستخدام نظام الفاتورة الإلكترونية الجديد.
تجربة مجانية: يتيح فترة تجريبية مجانية تمكن الشركات من تجربة البرنامج والتأكد من ملاءمته لمتطلباتهم قبل الاعتماد عليه.

ما هي المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟

تُعرف المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية بـ "مرحلة التكامل"، وبدأ تنفيذها بشكل تدريجي اعتبارًا من يناير 2023، حيث تُلزم المكلفين بالربط المباشر مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذه المرحلة تختلف عن الأولى، إذ لم يعد كافيًا إصدار الفواتير إلكترونيًا فقط، بل يجب أن تُرسل بشكل مباشر إلى منصة الهيئة لمراجعتها واعتمادها لحظيًا.

متطلبات المرحلة الثانية الأساسية:

إصدار الفواتير بصيغة (XML) المعتمدة.
التوقيع الإلكتروني المصدق من جهة معتمدة.
تضمين رمز الاستجابة السريع (QR Code) في الفاتورة.
إرسال الفواتير لحظيًا إلى منصة الهيئة عبر واجهة برمجية (API).
الامتثال الكامل لمواصفات هيئة الزكاة من حيث البيانات، الأكواد، والتنسيق.

الخطوة الأولى: التأكد من شمول المنشأة في المرحلة الثانية

أعلنت الهيئة أن التطبيق يتم على مراحل متتالية، وكل دفعة يتم إشعارها عبر البريد الإلكتروني الرسمي المسجّل لدى الهيئة. لذا قبل بدء أي تجهيزات، يجب:

التحقق من إشعار الهيئة بوصول منشأتك إلى المرحلة الثانية.
التأكد من البريد الإلكتروني الرسمي المسجّل لدى الهيئة.
زيارة الموقع الرسمي لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك ومتابعة قائمة المنشآت المشمولة في كل دفعة.

في حال لم تصل المنشأة بعد، من الأفضل البدء في التجهيز مُبكرًا لتجنّب التأخير عند صدور الإشعار.

الخطوة الثانية: تجهيز نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

لكي يتم الربط بنجاح، لا بد من وجود برنامج محاسبي أو نظام ERP يدعم التكامل التقني مع الهيئة. لا يُشترط استخدام نظام معيّن، لكن يجب أن يُحقق الشروط التالية:

دعم تصدير الفواتير بصيغة XML أو دعم API مع الهيئة.
القدرة على تضمين كافة البيانات المطلوبة: الرقم الضريبي، تفاصيل الفاتورة، توقيع رقمي.
إدراج رمز QR بشكل تلقائي ضمن الفاتورة.
أرشفة الفواتير بطريقة محكمة وآمنة.

هل يجب تغيير نظامك المحاسبي؟

ليس بالضرورة. إذا كان النظام الحالي غير متوافق مع المرحلة الثانية، يُمكن:

ترقيته عبر مطور النظام أو مزوّد الخدمة.
ربطه ببرنامج وسيط يدير الربط التقني مع الهيئة.
استبداله ببرنامج معتمد من الهيئة ويدعم التكامل تلقائيًا.

الخطوة الثالثة: الحصول على التوقيع الإلكتروني

من أهم متطلبات المرحلة الثانية وجود توقيع إلكتروني صادر عن جهة مرخصة من المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC). هذا التوقيع يُستخدم لتوثيق صحة الفاتورة قبل إرسالها للهيئة.

خطوات إصدار التوقيع الإلكتروني:

التواصل مع إحدى الجهات المعتمدة مثل:
- شركة ثقة.
- شركة علم.
تقديم طلب إصدار شهادة توقيع إلكتروني.
تحميل الشهادة إلى النظام المحاسبي أو البرنامج الوسيط.
التأكد من توقيع كل فاتورة قبل إرسالها.

أنواع التوقيع الإلكتروني المقبول:

توقيع مؤسسي (لممثل المنشأة).
توقيع تقني داخل النظام.
يُفضل وجود أكثر من توقيع لحالات التحقق الإضافية أو التعطّل.

الخطوة الرابعة: التحقق من البيانات الضريبية والفواتير

الفاتورة التي تُرسل في المرحلة الثانية يجب أن تحتوي على بيانات دقيقة ومتوافقة مع متطلبات الهيئة. أي خطأ في الحقول، الصيغة، أو المحتوى قد يؤدي إلى رفض الفاتورة أو تأخير اعتمادها.

أهم الحقول المطلوبة في الفاتورة الإلكترونية:

الرقم الضريبي للمورّد والمشتري.
رقم الفاتورة والتاريخ بالتنسيق الموحد.
تفاصيل المنتجات أو الخدمات وكمياتها وأسعارها.
نسبة ضريبة القيمة المضافة لكل بند.
المجموع الإجمالي شامل الضريبة.
رمز الاستجابة السريعة QR Code.
التوقيع الإلكتروني المشفر.
كود تصنيف المنتجات (اختياري لكن موصى به).

نصائح لضبط البيانات:

راجع بيانات الموردين والعملاء وقم بتحديثها.
استخدم أكواد موحدة للمنتجات والخدمات.
تحقق من صحة الحسابات والنسب الضريبية قبل الربط.
قم بإصدار عدد من الفواتير التجريبية لاختبار النظام.

الخطوة الخامسة: ربط النظام مع منصة هيئة الزكاة

عملية الربط الفعلي تتم من خلال واجهة برمجية (API) توفرها الهيئة لمزوّدي الأنظمة. وهنا يمكن أن تقوم الشركة بالربط مباشرة إذا كان لديها فريق تقني، أو من خلال مزوّد حلول تقني معتمد.

مسارات الربط:

ربط مباشر من خلال نظام ERP مهيأ.
استخدام مزوّد خدمة معتمد يقوم بالربط نيابة عن الشركة.
الدمج مع نظام وسيط يقوم بتوقيع وإرسال الفواتير.

اختبار التكامل:

قبل اعتماد الربط النهائي، يجب إجراء اختبارات للتأكد من:

توقيع الفواتير بشكل صحيح.
إرسالها لحظيًا للهيئة.
استلام إشعار القبول أو الرفض لحظة بلحظة.
معالجة الأخطاء بشكل آلي أو يدوي.

أخطاء شائعة يجب تجنبها أثناء التجهيز

استخدام صيغة خاطئة (PDF أو Excel بدل XML).
نسيان التوقيع الرقمي.
عدم تضمين رمز QR في الفاتورة.
تجاهل رسائل الرفض من منصة الهيئة.
الاعتماد على برامج غير معتمدة أو غير محدثة.
عدم التحقق من التوقيت الزمني للفاتورة (UTC Format).

هل يجب تدريب الموظفين؟

نعم، يُفضل أن يتم تدريب العاملين في قسم المالية أو تقنية المعلومات على:

كيفية إصدار الفواتير والتعامل مع الرفض.
التحقق من التوقيع الرقمي.
استخدام التقارير التي توفّرها الهيئة.
متابعة أخطاء الربط والتعامل معها.

الأسئلة الشائعة

1. ما الفرق بين المرحلة الأولى والثانية من الفاتورة الإلكترونية؟

المرحلة الأولى تتعلق بإصدار الفواتير بصيغة إلكترونية دون الربط مع الهيئة، أما الثانية فتتطلب إرسال الفواتير لحظيًا إلى المنصة الرسمية بعد توقيعها إلكترونيًا.